De nieuwe regels aangaande deeltijds werk: is uw arbeidsreglement aangepast?

Om de rechten van deeltijdse werknemers te vrijwaren en mogelijke misbruiken te kunnen controleren, was er een strikt juridisch kader voorzien dat bulkte van de formaliteiten. Zo diende de onderneming alle mogelijke deeltijdse arbeidsregelingen en werkroosters verplicht op te nemen in het arbeidsreglement. In sommige ondernemingen resulteerde dit in ware telefoonboeken waar een kat haar jongen niet meer in terugvond, laat staan dat een werknemer uit dergelijk lijvig instrument zou kunnen afleiden wat zijn of haar rechten zijn.

Niet enkel voor de werknemer doch ook voor de werkgever drong een modernisering en vereenvoudiging zich op, die nu ook daadwerkelijk werd ingevoegd.
Vast werkrooster
Het deeltijds werkrooster kan vast of variabel zijn. Indien de deeltijdse werknemer werkt volgens een vast werkrooster, zijn de dagen en uren waarop wordt gewerkt vooraf nauwkeurig vastgelegd. Een vast werkrooster kan er ook in bestaan dat er een opeenvolging is van dagelijkse werkroosters in een vaste orde – een welbepaalde cyclus dus – die gespreid wordt over meer dan een week.

De verplichting om de deeltijdse arbeidsregeling (de wekelijkse werkduur) en het vast werkrooster (de dagen en uren waarop precies wordt gewerkt) vóór aanvang van de tewerkstelling op te nemen in de arbeidsovereenkomst blijft behouden. Als de deeltijdse arbeidsregeling wordt georganiseerd volgens een cyclus die gespreid is over meer dan een week, moet op elk moment kunnen worden vastgesteld wanneer de cyclus begint. Indien dit niet wordt gerespecteerd, dient de werkgever de verplichtingen inzake de bekendmaking van de variabele werkroosters na te leven.

Vanaf 1 oktober 2017 kan het vast werkrooster vrij worden gekozen, zodat het niet meer als dusdanig moet worden opgenomen in het arbeidsreglement. Met betrekking tot de cycli zal het arbeidsreglement ook niet langer de vaste orde waarin de dagelijkse werkroosters elkaar opvolgen, moeten bepalen. Deze volgorde dient dan enkel in de arbeidsovereenkomst te worden opgenomen. Let wel, aangezien het verboden blijft om werknemers tewerk te stellen buiten de arbeidstijd zoals vastgesteld in het arbeidsreglement, zal het vast werkrooster wel inpasbaar moeten zijn in de arbeidstijd.

De regel dat er een kopie van de deeltijdse arbeidsovereenkomst (dus zowel voor de vaste als de variabele werkroosters) of een uittreksel ervan met de werkroosters, tezamen met de identiteit en de handtekening van de werknemer en de werkgever moet worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, blijft behouden ware het niet dat dit afschrift of uittreksel vanaf nu ook elektronisch kan worden bewaard. Het document in kwestie dient gedurende één jaar te worden bewaard.

Variabel werkrooster
Het deeltijds werkrooster kan ook variabel zijn wat inhoudt dat de dagen en uren waarop wordt gewerkt niet vooraf nauwkeurig zijn vastgesteld. De werknemer wordt wel voorafgaandelijk in kennis gesteld van zijn te verrichten prestaties. Ook hier blijft behouden dat de deeltijdse arbeidsovereenkomst nog steeds schriftelijk moet worden opgesteld vóór aanvang van de tewerkstelling. Ook het principe dat de overeenkomst melding moet maken van de overeengekomen deeltijdse arbeidsregeling en het werkrooster, blijft behouden.

Vanaf 1 oktober 2017 moet de deeltijdse arbeidsovereenkomst met een variabel werkrooster de deeltijdse arbeidsregeling bevatten en zal uit de overeenkomst tevens moeten blijken dat het een variabel werkrooster betreft dat wordt vastgesteld volgens de regels in het arbeidsreglement. De bestaande arbeidsovereenkomsten moeten niet worden aangepast voor zover ze de overeengekomen deeltijdse arbeidsregeling bevatten én er duidelijk uit blijkt dat het werkrooster variabel is.

Zowel voor de vaste als voor de variabele werkroosters geldt dat wanneer het geschift ontbreekt of niet voldoet aan deze vereisten, de deeltijdse werknemer zelf kan kiezen welk in de onderneming toegepaste uurrooster zijn voorkeur heeft.

In het arbeidsreglement moet verplicht een algemeen kader worden vastgelegd voor de toepassing van de variabele deeltijdse werkroosters. Dit kader heeft zowel betrekking op de grenzen van de variabiliteit als op de voorwaarden voor het ter kennis brengen van de variabele werkroosters aan de betrokken deeltijdse werknemers.

Vanaf 1 oktober 2017 moet het arbeidsreglement voor de deeltijdse werknemers met een variabel werkrooster melding maken van:

• het dagelijks tijdvak waarbinnen de arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• de minimale en maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur en de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur wanneer deeltijdse werknemers een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur over een bepaalde referteperiode presteren;
• de wijze waarop en de termijn waarbinnen de werknemers in kennis worden gesteld van hun werkroosters.

De werkgevers en werknemers kunnen de wijze en termijn van kennisgeving afstemmen op hun specifieke noden, voor zover cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Het moet om een schriftelijk en gedateerd bericht gaan dat voor iedere werknemer afzonderlijk het werkrooster bepaalt;
• Het bericht moet op betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht van de werknemers;
• En dit minstens 5 werkdagen vooraf (behoudens andersluidende termijn in een CAO).

De ondernemingen die voor 1 oktober 2017 al deeltijdse werknemers met variabele werkroosters tewerkstellen, krijgen nog 6 maanden extra om hun arbeidsreglement aan te passen. In de tussentijd blijven voor hen de oude regels gelden.

Toezicht
De nieuwe wet voorziet in een toezicht op de afwijkingen op de normale werkroosters (dit is het vast of variabel werkrooster dat werd bekendgemaakt) via een systeem van tijdsopvolging op voorwaarde dat:

• Het voor elke betrokken werknemer enerzijds melding maakt van zijn identiteit en de periode waarop de opgetekende gegevens betrekking hebben en anderzijds per dag het begin en einde van zijn prestaties en van zijn rustpauzes registreert op het moment dat ze beginnen of eindigen;
• Het de opgetekende gegevens bijhoudt gedurende deze periode en door de betrokken werknemers en de sociale inspectie kan worden geraadpleegd;
• De opgetekende gegevens gedurende vijf jaar worden bewaard (op papier of elektronisch);
• De vakbondsafvaardiging in de mogelijkheid wordt gesteld om haar bevoegdheden uit te oefenen met betrekking tot het systeem van tijdsopvolging en de opgetekende gegevens.

Slechts bij afwezigheid van een dergelijk systeem, zal de werkgever over een document moeten beschikken waarin de afwijkingen worden opgetekend.

Bijkomende prestaties
Tenslotte werd er een wijziging doorgevoerd aangaande de prestatie van bijkomende uren door deeltijdse werknemers. Deze wijziging is echter enkel van toepassing bij ontstentenis van een CAO die de overschrijdingen van de werkroosters regelt.

De wijziging voorziet dat alle bijkomende prestaties van deeltijdse werknemers worden betaald met een toeslag van 50% of 100% (op zon- en (vervangende) feestdagen), met uitzondering van een welbepaald krediet. Ingeval van een vast of variabel werkrooster met vaste wekelijkse arbeidsduur moeten alle bijkomende prestaties worden betaald met een toeslag, met uitzondering van de eerste 12 uren per kalendermaand.

Bij toepassing van variabele werkroosters met inachtneming van een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur over een referteperiode van een trimester (maximum 1 jaar), moeten alle bijkomende prestaties worden betaald met een toeslag, met uitzondering van een krediet van 3 uren en 14 minuten per week in de referteperiode, met een maximum van 168 uren.

Deze wijzigingen zullen ingaan vanaf 1 oktober 2017 en wij adviseren u dan ook om uw arbeidsovereenkomsten én (voornamelijk) uw arbeidsreglement na te kijken – of te laten nakijken – voor deze datum om te controleren of deze in overeenstemming zijn met de nieuwe regelgeving.

Geschreven door Evelyn Aerts.